Blockchain bo prevetril letalsko industrijo Blockchain bo prevetril letalsko industrijo Z vpeljavo tehnologije veriženja podatkovnih blokov bi letalska industrija na svetovni ravni lahko povečala prihodke in hkrati znižala stroške.
Strah pred disrupcijami je lahko bolj škodljiv od disrupcij samih Strah pred disrupcijami je lahko bolj škodljiv od disrupcij samih Na velike spremembe se ne odzivajte prehitro, pomembno pa je, da se odzovete nanje. Raje se osredotočite na sprejemanje pomembnih strateških odločitev, potrebnih za krepitev svojega podjetja.
Mobilnost 2030: Pametna mesta so pešcem in kolesarjem prijazna mesta Mobilnost 2030: Pametna mesta so pešcem in kolesarjem prijazna mesta S prihodnostjo mobilnosti v mestih se veliko ukvarjajo predvsem ponudniki vozil in informatiki, ni pa nujno, da so njihove rešitve najboljše za kakovost življenja v mestih
Digitalizacija vpliva na prihodnost dela: Podjetja so pred pomembnim izzivom Digitalizacija vpliva na prihodnost dela: Podjetja so pred pomembnim izzivom Prihodnost dela prinaša korenite spremembe pri dojemanju, kaj sploh pomeni delovno mesto, s tem pa se spreminja tudi način dela in odnos do tega. Kako naj se podjetje pripravi na nove izzive dela?

Na dan zares delamo največ tri ure. Kako postati bolj učinkovit?

Čas branja: 11 min
01.03.2017  22:30
Nasveti za upravljanje časa: kako postati bolj osredotočen in organiziran ter si pravilno postaviti prednostne naloge - tudi z izkušnjami slovenskih strokovnjakov, podjetnikov in zaposlenih.
Na dan zares delamo največ tri ure. Kako postati bolj učinkovit?

Obveščaj me o novih člankih:  

Pred časom sem odkril preprosto metodo za upravljanje časa, ki jo je pred več kot sto leti iznašel Ivy Lee, ameriški strokovnjak za povečanje produktivnosti. Zgodba o tem, kako je metoda nastala, je že ponarodela. Takratni veliki proizvajalec jekla Charles Schwab je iskal metode za povečanje lastne in ekipne produktivnosti. Lee mu je svetoval, naj vsak večer oblikuje seznam šestih najpomembnejših opravkov in nalog za naslednji dan ter nato seznam preoblikuje glede na pomembnost opravil.

»Naslednji dan tako začnite izpolnjevati prvo točko, ki jo morate nujno končati, preden se lahko pomaknete na naslednjo,« je govoril Lee. Če zmanjka časa za vseh šest, pa je opravila, ki ostanejo, treba uvrstiti na prva mesta seznama za naslednji dan.

Zadeva deluje, a le, če so opravila ravno prav konkretna in relevantna. Rezultate je pametno tudi sistematično spremljati in beležiti porabljen čas za končanje naloge ter na tej podlagi po potrebi uvajati spremembe. Pri vsem tem gre po lastnih izkušnjah predvsem za oblikovanje jasnega načrta dela in psihološki učinek korenčka (vsakodnevno zadovoljstvo ob označevanju že opravljenih nalog).

Ste odzivni ali proaktivni?

Kako zelo se je smiselno sistematično ukvarjati z upravljanjem časa, je odvisno od načina razmišljanja posameznika, je prepričan Blaž Kos, podjetnik in avtor mednarodnega bloga AgileLeanLife o produktivnosti na delovnem mestu.

»V življenju smo lahko odzivni ali proaktivni. Ljudje, ki delujejo odzivno, se vedno takoj oglasijo na telefon in se ob prihodu v službo najprej posvetijo elektronski pošti. Drugi jim določajo, kako bodo porabili svoj čas,« pojasnjuje Kos. Proaktivni ljudje imajo po drugi strani popoln nadzor nad časom in ga načrtujejo glede na svoje cilje. Sogovornik se sicer zaveda, da to ni vedno mogoče – še posebno, če nisi sam svoj šef –, a so kljub temu ljudje po njegovem mnenju na splošno preveč reaktivni.

»Namen različnih metod upravljanja časa je prav ta, da nas vodijo od odzivanja k proaktivnemu delovanju. Poskušajmo biti sami pred sabo in pred okoljem, se ne zanašati samo na disciplino, ampak si zgraditi sistem, ki nam bo prinesel najvišjo stopnjo produktivnosti,« dodaja Kos.

Tehnike za upravljanje časa

Tehnik za upravljanje časa je sicer veliko. Ena od bolj znanih je tako imenovani Getting Things Done (GTD). Pred 15 leti jo je zasnoval ameriški avtor David Allen. Temelji na organizaciji opravil, prioritet in urnikov, in to tako, da začrtano lahko tudi uresničimo. Allen svetuje, da si vse ideje in opravila sproti zapisujete, bodisi na računalnik, papir bodisi aplikacijo. Tako se po njegovem znebite bremena pomnjenja, kar pomeni, da se lahko osredotočite zgolj na trenutno nalogo. Vsak projekt oziroma opravilo je po njegovih besedah treba razdelati, zanj oblikovati akcijski načrt in ga organizirati glede na pomembnost. Kjer je možno, postavite roke oziroma opomnike. Vsak teden analizirajte sistem in ga po potrebi spreminjajte. Allen zatrjuje, da metoda omogoča pripravo jasnejšega načrta dela, ki je v vseh pogledih izvedljiv.

GTD je na začetku lahko sorazmerno zapleten in traja, da se ga človek navadi. Veliko bolj preprost je po drugi strani sistem »sklenjene verige«. Pravijo mu tudi »skrivnost« Jerryja Seinfelda; metodo je namreč posvojil slavni ameriški komik. Gre za to, da vsak dan naredimo nekaj na področju, na katerem želimo uspeti, in to označimo s križem na koledarju. Pri Seinfeldu je bilo to pisanje šal. Čez čas bo serija neprekinjenih križev – vsaj v teoriji – dala potrebno motivacijo za vztrajanje.

Postopek »pomodoro« pa je priljubljen predvsem med programerji in oblikovalci, ki delajo pri projektih s kratkimi roki za oddajo. Ideja je sicer zelo preprosta; 25 minut se posvetite izključno delu, nato vzemite pet minut odmora in vse skupaj štirikrat ponovite. Sledi daljši odmor, od 15 minut do pol ure. Metoda naj bi okrepila osredotočenost na delo in zmanjšala stres, povezan z roki.

Izboljšave iščite v porabljenem času, veščinah in prioritetah

Blaž Kos medtem razlaga, da gre pri upravljanju časa za iskanje pravega razmerja med pričakovanimi rezultati in našimi vložki – časom, znanjem oziroma veščinami in pravilno določenimi prioritetami. Najlažje lahko učinkovitost dvignemo s tem, ko se nalogam začnemo posvečati dlje časa in bolj osredotočeno. »Povprečen zaposleni dela efektivno od dve do tri ure na dan. Preostalo je čas, namenjen sestankom, elektronski pošti in podobno. Če se dobro organiziramo, lahko čas osredotočenega dela podaljšamo na pet ur na dan,« dodaja.

Še »precej večji potencial« pa se skriva v nadgradnji veščin (denimo z IT-orodji), znanj (vseživljenjsko izobraževanje) in postavljanju smiselnih prioritet. »Ljudje smo nagnjeni k temu, da počnemo najprej najlažje stvari in ostajamo v coni udobja. Če pa želimo biti bolj produktivni, moramo poskrbeti, da so naloge, ki bodo imele največji učinek, na vrhu seznama opravil.«

Kos: Osredotočeno delam dvakrat po dve uri

Sogovornik pri upravljanju lastnega časa upošteva idejo, da ima vsak delovni dan dva bloka po dve uri, v katerih ustvarja in dela popolnoma brez motilcev. To pomeni, da izklopi internet in telefon, na vrata obesi znak »Ne moti«. Prvi blok opravi zgodaj zjutraj, ko še vsi spijo, drugega pred kosilom. Pravi, da dneva nikoli ne začne z elektronsko pošto, pogleda jo namreč samo dvakrat na dan, po jutranjem bloku in pozno popoldne. Ko jo odpre, želi na vsa sporočila odgovoriti v 15 minutah. »Manj sporočil pošljem, manj jih dobim. Če je možno, odgovorim na pošto z eno besedo, če ne gre, z enim stavkom ali odstavkom,« dodaja.

Kos nadaljuje, da si poskuša urediti kar se da malo sestankov. »Če se da takoj dogovoriti o zadevah po telefonu ali Skypu, to storim. Več posamičnih sestankov združim na iste dneve v popoldanskem času, jasno opredelim cilj sestanka in si prizadevam za jasne sklepe. Posamezen sestanek naj ne bi trajal več kot 30 minut. V zadnjem času prakticiram tudi sestanke na Šmarni gori. Od takrat se ljudje sploh izogibajo sestankov z mano. (smeh) So pa sestanki koristni, ko je na sporedu usklajevanje strategije, nizanje idej ali grajenje odnosov.«

Dan začne z najpomembnejšo nalogo

Skrajšal je tudi čas uporabe družabnih omrežij; uporablja jih zgolj za deljenje lastnih vsebin in ohranjanje mednarodnih stikov. Telefon je po njegovih besedah postal izobraževalno-ustvarjalna naprava za branje knjig, poslušanje spletnih tečajev ter z aplikacijami za pisanje in snemanje. »Leto 2016 pa sem preživel tudi povsem brez telefona in avta, kar je bila izjemna izkušnja. Umiril sem se vsaj za 20 odstotkov,« trdi.

Podobnih ukrepov je še nekaj. Dodaja, da je zmanjšal logistične potrebe, začel živeti s čim manj stvarmi, vse, kar je možno, ima odslej v oblaku. Po lastnih besedah ima skrbno začrtane prioritete in tako začne dan z najpomembnejšo nalogo. »Ne berem dnevnih novic, zelo zgodaj vstajam, uporabljam dva zaslona, vse naloge, ki vzamejo manj kot dve minuti, opravim takoj.«

Poiščite svojo metodo

Pomembno je sicer, da si posameznik oblikuje sistem, ki mu najbolj ustreza. Tudi Kos priznava, da je imel na začetku zapleten sistem, ki je vključeval dolgoročno vizijo, stodnevno strategijo, 14-dnevni izbor nalog in tri najpomembnejše naloge za posamezni dan. Poleg tega pa še seznam knjig za branje, pa sezname izboljšav, idej in opravil, ki jih nikoli ne počne. Nato je sistem poenotil in ga organiziral okoli tako imenovane kanban tabele.

Gre za tabelo s tremi stolpci, v katere lepite liste s po eno aktivnostjo. List je najprej nalepljen v prvem stolpcu (treba narediti), nato gre v drugi stolpec (v delu) in na koncu v zadnji stolpec (narejeno), ko je naloga dokončno opravljena. Takšna tabla po Kosovih besedah v pisarni omogoča zelo dober tedenski pregled, kaj je treba narediti in kaj je že bilo narejeno.

Trenutno pa ima sogovornik zgolj eno beležnico z nekaj zapisanimi aktivnostmi in vizijo življenja – to je s seznamom stvari, ki bi jih rad izkusil oziroma doživel.

Ne glede na sistem delovanja pa je pomembno, tako pravi Kos, da že na začetku določimo, kako dobro mora biti aktivnost opravljena. S tem se po njegovih besedah izognemo perfekcionizmu ali slabim standardom. Določiti moramo tudi, koliko časa smo pripravljeni nameniti neki aktivnosti. »Na koncu vsaka aktivnost vzame natančno toliko časa, kolikor ji namenimo. In pri tem velja pravilo, da mogoče res ni dovolj časa, da opravimo vse aktivnosti, vedno pa je dovolj časa, da opravimo najpomembnejše,« dodaja.

 



Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
Posel 2030
Prihodnost dela
Prihodnost dela Digitalizacija vpliva na prihodnost dela: Podjetja so pred pomembnim izzivom

Prihodnost dela prinaša korenite spremembe pri dojemanju, kaj sploh pomeni delovno mesto, s tem pa se spreminja tudi način dela in odnos...

Posel 2030
Prihodnost mobilnosti
Prihodnost mobilnosti Mobilnost 2030: Pametna mesta so pešcem in kolesarjem prijazna mesta 2

S prihodnostjo mobilnosti v mestih se veliko ukvarjajo predvsem ponudniki vozil in informatiki, ni pa nujno, da so njihove rešitve...