(Intervju) Julij Božič: Podatki so novodobna nafta (Intervju) Julij Božič: Podatki so novodobna nafta Zakaj verjetno potrebujete inovacijsko pisarno in zakaj je čas, da si znova ogledate Terminatorja?
Bo umetna inteligenca ustvarila toliko delovnih mest, kot jih bo odpravila? Bo umetna inteligenca ustvarila toliko delovnih mest, kot jih bo odpravila? Do največje izgube delovnih mest zaradi umetne inteligence bo prišlo v panogah proizvodnja in transport. Gari Kasparov bi dejal, da gre za ceno napredka. Pa vendar naj bi umetna inteligenca po napovedih PwC ustvarila vsaj toliko delovnih mest, kot jih bo odpravila.
Lahko nove tehnologije zmanjšajo tveganja kajenja? Lahko nove tehnologije zmanjšajo tveganja kajenja? Eden glavnih ciljev trajnostnega razvoja ZN na področju zdravja je zmanjšanje tveganj kajenja. Lahko tehnologija pomaga kadilcem, zmanjševanje škode pa postane glavno gonilo ustvarjanja dobička?
Zakaj veliko digitalnih transformacij ne prinaša pričakovanih rezultatov? Zakaj veliko digitalnih transformacij ne prinaša pričakovanih rezultatov? Digitalizacija prinaša prednosti novim tehnološko usmerjenim podjetjem in jemlje konkurenčno prednost linearno oziroma industrijsko usmerjenim starodobnikom
Kako mesta oskrbeti z lokalno pridelano hrano? Kako mesta oskrbeti z lokalno pridelano hrano? Da bi omogočili pridelavo lokalne hrane v urbanem okolju in zmanjšali odvisnost oskrbe s hrano od uvoza in podnebnih sprememb, je Nizozemsko podjetje splavilo plavajočo kmetijo

Kako do podjetja, ki je samostojno in ne potrebuje dnevne intervencije direktorja

Čas branja: 9 min
15.12.2016  10:40
Ljudje spremembe pozdravijo šele, ko vidijo, kako lažje je delo, kako bolj uspešni so in kako manj stresno je vse skupaj zaradi urejenega procesa.
Kako do podjetja, ki je samostojno in ne potrebuje dnevne intervencije direktorja

Več iz teme:  
Obveščaj me o novih člankih:  
Optiweb dodaj
Miha Lavtar dodaj
Rok Meglič dodaj

V letu 2010 sem ustanovil podjetje Spletni sistemi. Šlo je za spletno agencijo, ki je razvijala spletne rešitve na različnih odprtokodnih platformah. V letu 2012 sem podjetje prodal podjetju Spletnik. Bistvo, ki sem se ga naučil je bil, da en sam človek ne sme nositi bremena celotnega podjetja.

Če sem iskren, sem se ob prodaji šele začel zavedati, kaj to sploh pomeni, nositi odgovornost za takšno podjetje. Z lastnikom podjetja sva ob pogovoru ugotovila, da sem bil jaz tisti X faktor v podjetju Spletni sistemi, ki je lepil vse stvari skupaj. Če lepilo odstraniš, se posamezne kocke porušijo in lastnik jih mora ponovno sestaviti skupaj.

Celotno delovanje podjetja izgleda kot en velik kaos. Klic stranke, to ne deluje, nova stranka - mudi se, prekoračen budget, stalno potrebne inovacije ... brez nekega reda in jasnega procesa. Lastnik podjetja je dejansko vse v enem. Inovator, programer, prodajalec, direktor, podpora in motivator. Povsod z glavo malo prisoten, nikjer pa res zares prisoten. Povsod predolgi »TO-DO« seznami in vedno premalo časa!

Če želiš spremembo, moraš sam postati sprememba. Iščem, brskam, klikam in končno najdem točno to, kar potrebujem.

Ko produkt postane podjetje

The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don't Work and What to Do About It. 

Kaj, spet neka ameriška filozofija? Ne ne, gre za dejansko izredno pameten pristop k razvoju podjetja. Lastnik/direktor začne graditi podjetje skozi posamezne procese, ki jih opisuje in definira. Vsi ti procesi potem skupaj tvorijo podsisteme in na koncu poganjajo celotni operacijski sistem, ki se imenuje tvoje podjetje. Tvoj produkt postane podjetje in ne tisto, kar podjetje prodaja.

Končni cilj? Stranka dobi vsakokrat enako vrsto kakovostne storitve, ne glede na to kdo trenutno upravlja s sistemom. Pri McDonald's nikoli ne veš, da so ravno včeraj zamenjali tri zaposlene ... ker je izkušnja, ki vam jo McDonald's ponuja vedno enaka. Burger ima vedno enak okus.

Celoten postopek dela se vodi skozi dokumentiran sistem, ki mu zaposleni sledijo. Za vsako stvar je definirano pravilo, kdo je odgovoren, kako zapakirati burger in kako odreagirati pri stranki. Bolj kot je določen sistem ... bolj predvidljiv je tudi rezultat našega dela. Bolj predvidljiv rezultat, bolj je srečna stranka, saj točno ve, kaj lahko pričakuje.

»Očitno nekaj znam, potem lahko postavim tudi svoj posel, kajne«

Pojdimo k mojemu primeru. Začel sem kot programer. Postal dober programer ali bolje rečeno dobro plačan programer. Poznate tisti občutek ... očitno nekaj znam, potem lahko postavim tudi svoj posel, kajne? Če obvladam programiranje imam lahko svoje podjetje, ki prodaja programiranje. Idealno, dajmo odpreti s.p./d.o.o. Vam je znano, kajne?

Dokler se ne zbudiš v resničnosti. Delaš več kot prej. Malo prodajaš, malo programiraš, čez vikend dviguješ klice, skrbiš za inovacije in izobraževanja znotraj podjetja. Malo potegneš zvečer, malo čez vikend... pa si hitro na 12-urnem delavniku. Na začetku misliš ... ah, to je v štartu, ker razvijam podjetje. Kasneje bo minilo. Dokler se ne zbudiš pri 40 ali 50-ih in še vedno moraš biti ti tisti, ki celotno podjetje poriva naprej.

Stvari se stalno spreminjajo, več kot je prodaje, več je zaposlenih, več je problemov. Uh, kako lahko direktor/lastnik ostane nad vodo pri vsem tem delu? Kako imeti še čas za razvoj samega podjetja in ne le urejanje/opravljanje dnevega dela.

No, opremljen z vsem teoretičnim znanjem sem si zadal cilj, da bo pri naslednjem podjetju drugače! Zastavil sem si cilj, da v novem podjetju ne bom opravil nobenega programerskega dela. Ponudbo za svetovanje sem poslal dvema agencijama in življenje me je na koncu privedlo v Optiweb!

Sistem, ki ga pogajanjo ljudje in ne obratno

Razumevanje Optiweb posla mi ni bil problem. Vse njihove storitve sem opravljal, prodajal, vodil tudi v svojem podjetju oziroma spletni agenciji Spletni Sistemi. Glavno vprašanje je bilo, kako pomagati podjetju zrasti brez, da bi bil Miha Lavtar (lastnik), jaz ali kdorkoli drug postal lepilo vseh teh kock, ki bi se zrušile same vase, ko lepilo odstraniš. Zavedanje problema je prvi korak, reševanje pa drug.

Pa smo začeli. Na levi strani programer Janez in Anže. Oba ultra zaposlena s svojim delom.S pregledovanjem e-mailov. Odpisovanjem e-mailov. Reševanjem spletnih težav. Implementacijo novih modulov. Neverjetno pridna programerja, ki pa sta se utapljala v delu.

V drugem prostoru Miha, direktor/lastnik, ki je skrbel za plače, izdajanje računov, sestanke za nove stranke, reševanjem konfliktov. Spet utapljanje v delu. Brez navodil, dokumentacije ali jasnih procesov kako stvar deluje, kako je potrebno izdati račun. Vse je bilo vezano na tistega človeka, ki je to delo opravljal. Če je človek ostal doma, se je proces ustavil. Če je programer, ki je prvotno delal na projektu zbolel, ni bilo drugega, ki bi zadevo lahko rešil. Torej vse skupaj enako kaotično kot v mojem podjetju in kot vidim tudi pogosto v ostalih podjetjih.

Prvi korak. Jaz med Janezom in Anžetom. Poleg vsega dela še moj glas. »Ejjj Janez, kako pa to delate? Kako pa odpisujete strankam?«, »Anže, a te lahko zmotim. Zakaj tako zaračunavate? Kako podaš oceno za delo? Kako pišete dokumentacijo?« Kmalu mi je postalo jasno, da bo potrebno vse e-maile, naloge, obračunane ure, komunikacijo, datoteke, interno dokumentacijo voditi skozi sistem. Sistem, ki ga pogajanjo ljudje in ne obratno, da so sistem ljudje!

Skrivnost je v navodilih

Potrebna so bila jasno napisana navodila, kako ustvariti projekt, kako odgovoriti na e-mail, koliko bo dodelava/namesitev modula stala, kako zapisovati ure, da bo kasneje lažje izdati račun, kjer bo stranka imela jasen pregled, koliko časa smo porabili, kako voditi prodajni sestanek, kako pisati dokumentacijo, kako izvajati interni marketing ... vse skupaj zapisati v ena jasna navodila, ki jih dobi v roke novi sodelavec in mu je po branju priročnika jasno, kako mora svoje delo opravljati.

Enak postopek se je gradil tudi na strani izdaje računov, urejanja plač, pregleda nad stroški/denarjem, prodaje in tako dalje. Za vsak osnovni proces v podjetju je definiran jasen proces (to je končni idealni cilj).

Predstavljate si, kot da zapišeš priročnik, kako izkopati jamo. Kako moraš držati lopato, kam odneseš zemljo oziroma materialm daj moraš biti prisoten na delu, kako paziš na križ. Omejitve in dolžnosti. Sedaj poiščeš še nekoga, ki začne kopati jamo. Točno tako, kot piše v navodilih. Če kopač tekom dela najde boljši način, proces optimizira in dopolni navodila za vse naslednje kopače, ki sledijo.

Počasi se je z optimizacijo delovnega procesa začelo povečovati tudi število ur, ki smo jih lahko zaračunali strankam. Finančno stanje se je močno izboljšalo. Zaradi bolj jasnega procesa je vsak član ekipe delal le tisto delo za katerega je bil namenjen. Manj je bilo potrebnega internega komuniciranja. V prvih nekaj mesecih smo postavili operacijski sistem podjetja Optiweb. Mnoge naloge, ki jih je prej opravljal Miha, je sedaj vodila vodja pisarne, podpora, marketing, programerji ... Miha se je lahko osredotočil na prodajo in razvoj podjetja.

Predstavljaje si, da smo postavili proizvodnjo s tekočim trakom, kjer je problem prišel po e-mailu, nato ga je zaposlen na oddelku za podporo razvrstil na pod-linijo (spletna stran, trgovina, marketing). Programer, oblikovalec ali oglaševalec je nato odprl problem (odprl škatlo), opravil delo, zapisal število porabljenih ur in s skupaj z zapisnikom rešitev dal nazaj v lično škatlico, ki smo jo poslali stranki nazaj.

Naslednji korak: postavitev ekipe

Ekipa, ki skrbi, da operacijski sistem živi in se stalno izboljšuje. Ekipa deluje kot podsistem celotnega sistema. V vsako ekipo smo postavili od 5-7 ljudi, kjer je nekdo vodja projektov (komunikacijsko močan - delo s strankami) in nekdo vodja ekipe (avtoriteta, inovacije ter odgovornost za odločitve). Vsaka ekipa dobi svoje KPI, kjer lahko posamezna ekipa na dnevni/tedenski/mesečni ravni vidi, kako uspešna je v igri, ki jo igra. Prva skica o ideji za ekipe v Optiwebu.

Vodja ekipe dobi odgovornost, da stalno spremlja, izboljšuje in dokumentira celoten pod-sistem, ki ga vodi. Po uvedbi ekip smo doživeli strmo rast. Anže, denimo, je v Magento ekipi prevzel reševanje morebitnih težav s strankami ter nadalnje inovacije, kjer smo prešli na »Agile software development«. Celotnega ekipa je dobila svoj "score board", kjer je jasno zapisano, kako dobro jim gre. Kot nogometna tekma. Vsi se bolj potrudimo, ko igramo za rezultat, na katerega lahko vplivamo, kajne? Pa še ponosni smo, ko zmagamo tekmo. Ker je igra naša in ker je naš trud vreden.

Spodaj skica, ki so jo ustvarili v marketing ekipi.

Posledica? Ekipa začne res delovati, kot ekipa! Odločitve in delo je merljivo. Vsak član ekipe dejansko ve, kaj prispeva k uspehu firme in kaj ne. Člani ekipe lahko dobijo povratno informacijo, ali je njihova odločitev podjetju prinesla boljšo finančno stanje ali ne. Je stresa v ekipi manj ali več? Motivacija zaposlenih, da stvari spreminjajo je tako veliko višja. Vsak pod-sistem se je začel samostojno razvijati. 

Vsaka ekipa je dobila orodje s katerim si je pomagala delati boljše odločitve. Prednost so definitivno odprte finance, kjer lahko vsak vidi kakšno je stanje na posameznem projektu in na splošno finančno stanje v podjetju (prihodki, odhodki, dobiček). Na podlagi finančnih podatkov na posameznem projektu lahko člani ekipe ustrezno reagirajo pri nadaljnji komunikaciji s stranko in ocenitvi nadaljnjega dela. Dejansko vsak član ekipe dobi možnost vpogleda in vplivanja na sistem. Dobimo sistem, v katerem vsak član aktivno sodeluje in na katerega lahko vpliva.

Sistem, ki se sam izpolnjuje

Največja prednost takega sistema je, da se lastnik podjetja skozi razvoj prestavlja iz enega položaja na drugega. Začneš kot programer, definiraš proces, vključiš novega člana/sodelavca v tvojem podjetju in preideš na naslednjo funkcijo. Pri vsakem postopku moraš seveda proces spiliti do te mere, da stranki izpolni obljubo tvojega produkta in hkrati ustvariš dovolj dodane vrednosti za novega zaposlenega. Tako ponoviš postopek pri prodaji, marketingu in tako dalje, dokler ti ne ostane osnovna pozicija direktor. Za sabo pa puščaš delujoč sistem, ki se samo izboljšuje. Kot evolucija.

Če se želiš iz podjetja popolnoma odstraniti, lahko tudi kot direktor ponoviš zgodbo in znotraj ekipe izbereš direktorja (nikoli od zunaj!!!), definiraš kako poteka inovacija in delo na podjetju. Na koncu je podjetje, ki je samostojno in ne potrebuje tvojega lepila in dnevne intervencije, da sistem deluje. Postaneš lastnik sistema/podjetja, ki generira kapital.

V teoriji se sliši super. Pa stvar res deluje?

Hitra rast v preteklih letih zaenkrat dokazuje, da stvar deluje, vendar je po mojem mnenju čisto prehitro karkoli soditi ali dejansko trditi, da je sistem izključni krivec za rast. Rast je kombinacija TOP članov ekipe, ki so neverjetno motivirani, direktorja Miha, odlične prodajne ekipe, ki pridobiva dobre posle, samo-iniciativne vodje ekip in še tisoč ostalih dejavnikov.

Premalo je preteklo časa, da bi se resnično videlo ali bo Optiweb ladja nadaljevala z rastjo in kakšne prakse ter buške bo dobila na še ne raziskanih poteh. Bo sistem zdržal ali bo kje kakšen kolešček odletel?

Vsi programirajo, oblikujejo, kreirajo oglase, vodijo marketing kampanje, se trudijo in delajo, ti pa jim dodatno pošiljaš še navodila, kako bo ta proces sedaj tekel, kako to izboljšati, kaj morajo še narediti, poskušaš obrazložiti in jih motivirati zakaj bi nekdo poleg svojega dela opravil še dodatno delo za optimizacijo procesa. Ni vedno prijetno.

Po dobrih rezultatih zaposleni lažje sprejemajo spremembe

Včasih, ko prideš v sobo in začneš spraševati kaj pa to? Kako pa to deluje? Kako bi tole lahko izboljšali ... začnejo vsi na vodi čutiti ... ojej, prihaja nov proces. Spet sprememba. Večinoma ljudje spremembe pozdravijo šele, ko vidijo kako lažje je delo potem, kako bolj uspešni so, kako manj stresno delo imajo zaradi urejenega procesa. Po dobrih rezultatih ljudje vedno lažje sprejemajo nove spremembe in izboljšave. Spet drugič na slab dan spremembe zavračajo, ker je to že tisočera sprememba v njihovem postopku dela.

Morate razumeti, da s spreminjanjem procesa spreminjate ljudi. To pa ni lahko. Sploh, če mora nekdo korenito spremeniti svoje navade ali ko gre za popolnoma spremenjen pristop dela, ki še ni bil preizkušen in so rezultati in posledice novega dela neznane. Ljudi to spravi v strašen stres.

Včasih morate ljudem pustiti nekaj dni, teden ali dva, da sprocesirajo, se pogovorijo z ostalimi in nato stopijo korak naprej. Če se trudimo preveč, si lahko s prevelikim številom sprememb naredimo več škode kot koristi. Seveda je včasih potrebno biti trmast in porivat stvari naprej. Ravnotežje je ključno! Z dobrimi rezultati si počasi gradiš zaupanje, ki ti kasneje omogoča lažje delo.

Ko se odpustiš iz podjetja

V fazi, ko postane ekipa oziroma podsistem dovolj organiziran in samostojen je zelo pomembno, da zaposlenim pustiš še več svobode ter možnosti sprejemanja lastnih odločitev. Kot otrok, ki staršu reče "pusti me na miru". To pomeni, da sistem deluje, da so člani ekipe dovolj samozavestni in te ne potrebujejo več. Uspelo se ti je odpustiti. Bravo! Vključiš se le po potrebi. Sedaj je čas, da se lotiš novega procesa, ki čaka na tvojo ljubezen.

Roka Megliča lahko najdete tudi na Linkedinu


Več iz teme:  

Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
Posel 2030
Prihodnost dela
Prihodnost dela Bo umetna inteligenca ustvarila toliko delovnih mest, kot jih bo odpravila?

Do največje izgube delovnih mest zaradi umetne inteligence bo prišlo v panogah proizvodnja in transport. Gari Kasparov bi dejal, da gre...

Posel 2030
Zdravje
Zdravje Lahko nove tehnologije zmanjšajo tveganja kajenja?

Eden glavnih ciljev trajnostnega razvoja ZN na področju zdravja je zmanjšanje tveganj kajenja. Lahko tehnologija pomaga kadilcem,...

Posel 2030
Tehnologija
Tehnologija (Intervju) Julij Božič: Podatki so novodobna nafta

Zakaj verjetno potrebujete inovacijsko pisarno in zakaj je čas, da si znova ogledate Terminatorja?